L’organizzazione di un evento quale un meeting, un corso di formazione o un incontro aziendale non può prescindere, per una buona riuscita, dalla location adatta, anzi possiamo affermare che tutto parte proprio da li.
Proviamo ad utilizzare un esempio per spiegarne l’importanza: immagina di essere ad un matrimonio, la giornata di primavera è accompagnata da un cielo azzurro, da un sole splendente e da un’atmosfera frizzante, la chiesa è addobbata con fiori profumatissimi, gli sposi sono bellissimi, tutto sembra perfetto, ma giunti al ristorante che ospita il pranzo di nozze il parcheggio è piccolo e molti degli invitati devono faticare per parcheggiare, la struttura ha sale anguste e poco luminose e le sedie sono scomode. poche variabili che trasformano un giorno importante in un giorno da dimenticare per i partecipanti e per gli sposi.
Abbiamo voluto esagerare di proposito per rendere immediatamente chiaro come la location sia fondamentale per la riuscita di un evento e la scelta del luogo, proprio come la scelta del ristorante per il pranzo di nozze, è un’azione piuttosto complessa. Deve tenere conto della tipologia dell’evento da organizzare al fine di garantire il miglior risultato in termini di costi e benefici.
5 criteri per scegliere la location
- Ampiezza, capienza e modularità degli spazi.
- Attrattiva della location e della destinazione.
- Accessibilità e facilità nel raggiungerla.
- Rapporto qualità/servizi/prezzo.
- Funzionalità e tecnologia offerta dalla location.
Un’ulteriore caratteristica molto importante è la presenza nella location di spazi attrezzati per l’incontro, la socializzazione e il relax nei momenti di pausa, caratteristica che mantiene alta concentrazione e partecipazione e favorisce collaborazione e networking tra i partecipanti.
Come nel matrimonio dell’esempio è possibile organizzare l’evento più bello e importante dell’anno, avere il catering migliore ma se la location non è all’altezza delle altre variabili, si rischia di rovinare tutto il lavoro fatto.
È intuitivo comprendere l’importanza dei sopralluoghi nella fase progettuale, per conoscere la location in tutti i suoi dettagli.
L’organizzazione delle zone
La modularità e separazione delle varie zone è molto importante per permettere ai partecipanti di dialogare tra loro e fare networking. È fondamentale dividere bene la zona dedicata alla conferenza da quella dedicata al networking. La decorazione delle sale deve essere fatta con moderazione e gusto, il catering curato non solo per quanto riguarda la qualità del cibo ma anche per la preparazione dei tavoli e cosa fondamentale l’utilizzo corretto delle luci nelle varie sale.